POLITICA DE RESPONSABILIDAD CON LOS SERVICIOS Y LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN GONWIL. 
                 

Proteger, dar un buen uso y asumir como parte de nuestro trabajo la política de responsabilidad con relación a la información de la Empresa, considerada como un activo estratégico muy valioso de Gonwil Sistemas y de las instituciones que utilizan nuestros servicios de información, es una prioridad para todos quienes hacemos parte de la Organización.

Gonwil considera como un deber corporativo mantener niveles apropiados de seguridad de la información, mediante la definición y aplicación de políticas que impidan la destrucción de la misma de forma accidental o intencional. De igual manera, los controles establecidos pretenden evitar que la misma sea modificada o revelada a terceros, preservando su integridad, confiabilidad y disponibilidad para las personas, instituciones o áreas que la requieren en cumplimiento de las funciones asignadas por el negocio.

También es responsabilidad de la Empresa divulgar y explicar, de manera suficiente a todos los empleados clientes y asociados, las normas establecidas para la seguridad de los recursos informáticos, con el fin de que cada uno de nuestros integrantes conozca la importancia de manejarlos adecuadamente, tengan plena conciencia de los riesgos que existen en relación con la información confidencial e identifiquen, con conocimiento de causa, ciertas restricciones y controles planteados en la política de uso de los servicios, equipos y de los sistemas.

La presente "Política de uso apropiado de los Servicios de Información" hace una descripción precisa de los aspectos básicos que los usuarios de recursos informáticos de Gonwil deben conocer con el fin de que la tarea y administración de los mismos sea la adecuada y le garantice a la Empresa e instituciones afiliadas la protección, confidencialidad y fiabilidad de esta importante herramienta de la gestión corporativa.

Los invitamos a leer con detenimiento estas normas, a compartirlas con sus colegas y a practicarlas, como parte de la responsabilidad que cada uno tenemos como usuarios de los servicios.

1.1 PROPÓSITO

El propósito de esta política es describir el uso apropiado de la información y de los sistemas de cómputo de Gonwil. Estas reglas se implementan para proteger al usuario (en adelante los empleados de Gonwil y los usuarios de cualquier institución que use los sistemas de información de Gonwil) y a Gonwil. El uso inapropiado expone a Gonwil y a las instituciones afiliadas a riesgos que pueden comprometer la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información.

 

1.2 ALCANCE

Este documento describe la política de Gonwil para:

- El uso correcto y apropiado por parte de los usuarios de la información de la Empresa y de los sistemas de cómputo.

- Acceso de usuarios a Internet provisto por la Empresa.

- Mensajes enviados y recibidos por los usuarios a través, entre otros, del sistema de correo electrónico de la Empresa.

 

Los términos y condiciones descritos en esta política aplican a todo el personal de Gonwil, consultores, instituciones, empresas y demás que usen o tengan acceso a los servicios y sistemas de información y cómputo de Gonwil.

 

2 INTRODUCCIÓN

 

2.1 IMPORTANCIA DE LA INFORMACIÓN

La servicios de información y sistemas de cómputo de Gonwil son activos esenciales para el desarrollo de los negocios de Gonwil y sus socios e instituciones afiliadas y su dependencia en estos activos exige que se instituyan y mantengan los niveles apropiados de seguridad de información. Es política de Gonwil que se tomen medidas apropiadas para proteger sus sistemas de cómputo y los servicios de información contra la destrucción accidental o maliciosa, daño, modificación o revelación, y para mantener los niveles apropiados de confidencialidad, integridad y disponibilidad de tal información y/o de los servicios y sistemas de cómputo de la Empresa.

 

2.2 RIESGOS PARA LA INFORMACIÓN

Los usuarios de las redes de datos de Gonwil o de los recursos de computación deben ser concientes de los riesgos que reviste la información almacenada electrónicamente con el fin de tomar las precauciones necesarias para asegurar que estos riesgos se mitiguen. Los siguientes son los riesgos principales relativos a la información:

- Supresión o cambio, involuntario o deliberado, de información.

- Revelación de información personal o del negocio, sensitiva o confidencial.

- No disponibilidad de información.

 

3 PRINCIPIOS GENERALES

Todos los equipos de cómputo y servicios de información proporcionados por Gonwil permanecen como propiedad exclusiva de Gonwil. Cualquier información o propiedad intelectual creada por el usuario permanece como propiedad de Gonwil y no debe ser retirada, copiada o compartida con ninguna persona, excepto para ayudar al usuario en el desempeño de su trabajo y bajo autorización expresa.

 

Los sistemas de cómputo de Gonwil y toda la información en ellos son activos esenciales del negocio, y su uso inadecuado o abuso por parte de un usuario puede, a discreción de Gonwil, exponer a ese usuario a la acción disciplinaria de conformidad con los procedimientos disciplinarios de Gonwil. Dependiendo de la severidad del abuso del sistema, esto puede resultar en una advertencia de acuerdo con la normatividad de la Empresa para tal fin.

 

Los usuarios deben utilizar los sistemas y servicios de información de Gonwil y los dispositivos de comunicaciones de manera apropiada, legítima y consistente con sus obligaciones, con respeto hacia sus colegas y clientes. Estos dispositivos deben ser usados de conformidad con esta política y cualquier otra política, estándar o procedimiento relevantes de Gonwil. Los usuarios deben ser concientes de que están representando a Gonwil en sus tratos con el mundo exterior cuando usan los sistemas de cómputo o los servicios información de Gonwil. Los usuarios deben ser concientes de que sus acciones pueden afectar la reputación de Gonwil, y pueden también involucrar contractualmente a Gonwil e incurrir en obligaciones y responsabilidades por parte de la Empresa y del usuario.

 

El uso de los sistemas de cómputo de Gonwil está proporcionado principalmente para ayudar a los usuarios en el desempeño de su función laboral, para y de parte de Gonwil. Cierto uso personal limitado, según se contempla en los términos de esta política, está a la absoluta discreción de Gonwil, y ningún usuario puede esperar o reclamar tal uso personal como un derecho o esperar que tal uso sea privado.

 

El usuario acepta que el acceso, revisión y monitoreo al que se refiere la sección 7 será realizado por la Empresa dentro de las pautas de la legislación relevante, por personal autorizado.

 

Los usuarios de las redes de datos o recursos de cómputo y servicios de información de Gonwil no deben deshabilitar o sobrecargar a propósito cualquier red de datos, o evitar cualquier sistema que esté hecho para proteger la privacidad o seguridad de otro usuario.

 

Se requiere a los usuarios de las redes de datos o recursos de cómputo y servicios de información de Gonwil, asegurarse que toda la información de la cual pueda requerirse retención de acuerdo con la legislación vigente o en términos de las políticas de retención de documentos de Gonwil, sea retenida y conservada de conformidad con tal legislación o políticas.

 

4 USO DEL COMPUTADOR

 

4.1 EN LA OFICINA / USO GENERAL

Varios aspectos de la comunicación están protegidos por derechos de propiedad intelectual, que son infringidos al copiar información. Descargar, copiar, poseer y distribuir material de Internet puede ser una infracción a los derechos de autor o a otros derechos de propiedad intelectual. Los usuarios de las redes o recursos de cómputo y servicios de información de Gonwil no deben descargar o distribuir software o información piratas. Cualquier software o archivo descargados pueden ser usados solamente en una forma consistente con sus licencias o derechos de autor. En caso de duda, los usuarios deben contactarse con el Área de Desarrollo antes de descargar cualquier material.

 

Los usuarios no deben acceder, descargar o distribuir cualquier material que pudiera ser considerado pornográfico, racista, sexista u ofensivo de cualquier otro modo. Está expresamente prohibido mostrar cualquier imagen o documento ofensivo o sexualmente explícito en un sistema o mediante un servicio de Gonwil. Adicionalmente, material ofensivo o sexualmente explícito no puede ser archivado, guardado, distribuido, editado o registrado en la red o en los recursos de cómputo y servicios de información de Gonwil.

 

Los usuarios de las redes de datos o recursos de cómputo y servicios de información de Gonwil no deben intentar tener acceso a áreas restringidas de la red o acceder a información que saben o deberían saber que es de carácter confidencial.

 

Los usuarios de los recursos de cómputo y servicios de información de Gonwil no deben intentar examinar, escanear o violar la seguridad de las medidas de autenticación de un sistema o red, ni interna ni externamente, usando, los recursos de Gonwil.

 

Los usuarios de las redes, recursos de cómputo y servicios de información de Gonwil no deben propagar a sabiendas ningún virus, 'gusano', 'caballo de Troya', programas trampa, o código similar. Si tal virus, gusano, caballo de Troya, programa trampa o código similar es descubierto por el usuario, él/ella debe dejar de usar el sistema inmediatamente, y reportar el descubrimiento con el Área de Desarrollo.

 

Los usuarios de recursos de cómputo y servicios de información y servicios de información de Gonwil no deben instalar hardware o software no autorizado. Los usuarios no deben permitir el uso de su nombre de usuario y/o contraseña por nadie más, ya sea que tal persona sea usuario autorizado o no. Los usuarios son responsables por las actividades realizadas bajo su nombre de usuario y contraseña.

 

Los usuarios de las redes de datos o recursos de cómputo y servicios de información de Gonwil no deben poseer herramientas, software o código (incluyendo software para rastrear archivos o detector de contraseñas) que habiliten a un usuario a evitar la seguridad de un sistema de cómputo.

 

Los usuarios de los recursos de cómputo y servicios de información de Gonwil deben tomar las medidas adecuadas para proteger la seguridad física de los recursos de cómputo y servicios de información en su posesión, asegurándose de que los dispositivos portátiles estén almacenados de manera segura cuando no estén en uso y que las estaciones de trabajo estén bloqueadas cuando se dejen sin atender. Las contraseñas deben ser mantenidas confidencialmente.

 

El incumplimiento de las estipulaciones anteriores no sólo contravendría los términos de esta política sino que también puede redundar en la perpetración de una ofensa bajo las leyes y regulaciones locales vigentes.

 

4.2 USO EN EL HOGAR

Los usuarios a los que se les proporcionen recursos computacionales de Gonwil para uso en el hogar deben tomar precauciones adicionales para asegurar la confidencialidad y la integridad de la información de la Empresa mediante:

 

a. Asegurar que los dispositivos móviles, incluyendo portátiles y PDA (por ejemplo Palm y Pocket PC) estén asegurados adecuadamente y no se dejen en sitios donde sean visibles a ladrones, por ejemplo, automóviles;

 

b. Asegurar que los recursos de Gonwil no sean usados por personal que no pertenezca a Gonwil;

 

c. Asegurar que la información confidencial de Gonwil no sea vista involuntariamente por terceros, por ejemplo uso de portátiles en transportes públicos y salas de espera de los aeropuertos;

 

d. Acatar todos los aspectos de esta política.

 

5 USO DE CORREO ELECTRÓNICO Y SISTEMAS DE MENSAJES

 

5.1 USO DE NEGOCIO

Los usuarios deben tener particular cuidado al usar correo electrónico como medio de comunicación debido a que todas las expresiones de hecho, intención u opinión en un correo electrónico pueden obligar al usuario y / o a Gonwil, y pueden ser exhibidas en la corte en la misma forma que otros tipos de declaraciones escritas.

 

Sólo se puede utilizar mensajería instantánea para actividades relacionadas con la gestión del negocio, y que estén expresamente autorizadas por la alta gerencia. La transmisión de archivos por este medio deberá ser restringida.

 

Los usuarios no deben enviar mensajes de correo electrónico, archivos adjuntos a correos electrónicos o mensajes instantáneos que puedan ser interpretados como difamatorios, atormentantes u ofensivos de alguna otra forma. Esto incluye el uso de irreverencias, obscenidades o comentarios despectivos en relación con los empleados, clientes u otros.

 

Los usuarios no deben enviar o recibir archivos adjuntos vía mensajería instantánea.

 

Los usuarios sólo deben utilizar mensajería instantánea para comunicarse con corresponsales conocidos confiables, por ejemplo la comunicación con cualquiera que no esté en la lista de contacto/compañeros debería ser bloqueada.

 

Los usuarios deben advertir a los remitentes que no les envíen correos electrónicos inapropiados a las direcciones de los usuarios del correo electrónico de la Empresa.

 

Los usuarios no deben enviar información delicada o confidencial por Internet sin la protección adecuada. Como mínimo la información delicada debería ser siempre enviada en un archivo comprimido (zip) con contraseña protegida.

 

Los usuarios del correo electrónico y sistemas de mensajería de Gonwil no deben distribuir o reenviar advertencias engañosas de virus, cadenas de mensajes o correo no solicitado de ningún tipo.

 

Los usuarios no deben acceder al buzón de entrada de otra persona u otras carpetas de correo electrónico ni enviar correo electrónico que aparente venir de otra persona sin autorización explícita de esa persona, por ejemplo a través de los delegados de Outlook.

 

Considerando los riesgos de seguridad inherentes a las cuentas de correo electrónico basados en la web, tales como Yahoo y Hotmail, los usuarios no deben enviar por correo electrónico incluyendo a sus cuentas personales los documentos de negocio, información sensitiva o confidencial Si se necesita acceder a los archivos desde el hogar el usuario debería solicitar la solución de acceso remoto aprobada.

 

Los usuarios deben siempre mantener la privacidad de los miembros del grupo de destinatarios en el caso que las identidades de los miembros del grupo sean desconocidas entre sí, por ejemplo utilizando el campo CCO (Con Copia Oculta) al enviar correo electrónico.

 

5.2 USO PERSONAL

Aún cuando los dispositivos de correo electrónico de Gonwil son proporcionados para propósitos del negocio, se acepta que los usuarios ocasionalmente puedan utilizarlo para propósitos personales. Esto es permitido bajo la condición de que todos los procedimientos y reglas establecidos en esta política sean cumplidos. Los usuarios deben ser concientes, sin embargo, que si ellos escogen hacer uso de estos dispositivos para correspondencia personal, la privacidad es limitada debido a que Gonwil puede necesitar monitorear las comunicaciones de acuerdo con las razones expuestas en el punto 7.

 

Bajo ninguna circunstancia los dispositivos de Gonwil pueden ser utilizados para la operación o manejo de cualquier negocio diferente al de Gonwil.

 

Los usuarios deben asegurarse de que el uso de su correo electrónico y mensajería personal no interfiera con el desempeño de sus obligaciones; No tenga prioridad sobre sus responsabilidades; No ocasione que Gonwil incurra en un gasto o riesgo injustificado;

 

- No tenga un impacto negativo en Gonwil en ninguna forma;

- Sea legal y cumpla con esta política; y

- No sea excesivo.

 

Los usuarios deben ser conscientes de que cualquier correspondencia enviada mediante dispositivos electrónicos de Gonwil (incluyendo correo electrónico personal) será copiada en medios de respaldo y conservada indefinidamente.

 

Al hacer uso personal de estos dispositivos el usuario indica su conformidad en acatar las condiciones impuestas para su utilización, y manifiesta su consentimiento a las actividades de monitoreo por parte Gonwil a su correo electrónico y mensajes personales de conformidad con el punto 7 de esta política.

 

6. USO DE INTERNET E INTRANET

 

6.1 USO DE NEGOCIO

Al visitar un sitio de Internet, la información de identificación de un PC de usuario puede ser registrada. Por tanto, cualquier actividad realizada por un usuario en Internet, puede reflejarse en Gonwil.

 

Los usuarios no deben acceder a sitios web o cuartos de conversación inapropiados (sitios de chat), que tengan contenidos que puedan ser interpretados como difamatorios, atormentantes u ofensivos de alguna otra forma.

 

Cada vez que los usuarios ingresen a un sitio web, deben cumplir siempre con los términos y condiciones que controlan su uso.

 

Los usuarios deben ser conscientes de que Gonwil rutinariamente bloquea el acceso a sitios web que sean considerados inapropiados y cualquier intento por acceder a tales sitios será monitoreado y registrado.

 

6.2 USO PERSONAL

Gonwil reconoce la necesidad de los individuos de realizar algunas tareas personales durante las horas laborales, por ejemplo para el uso de banca por Internet o para compras en línea, y esto está permitido considerando las mismas reglas establecidas para el uso de correo electrónico personal en la sección 5.2 Y 6.1 de esta política.

 

A los usuarios se les aconseja especialmente de abstenerse a proporcionar su dirección de correo electrónico de Gonwil cuando usen sitios web públicos para propósitos diferentes a los del negocio, tales como compras en línea. Esto debe ser acatado y hecho únicamente donde sea necesario, ya que esto puede producir que el usuario y Gonwil puedan recibir cantidades significativas de correo electrónico no solicitado.

 

7 MONITOREO DE COMUNICACIONES POR PARTE DE GONWIL

 

Gonwil es el último responsable de todas las comunicaciones pero sujeto a eso desea, hasta donde sea posible y apropiado, respetar la privacidad y autonomía del usuario mientras está trabajando. Gonwil puede monitorear las comunicaciones electrónicas de un usuario por razones que incluyen:

- Proporcionar evidencia sobre transacciones de negocio;

- Asegurar el adecuado cumplimiento de los procedimientos, políticas y contratos de negocios de Gonwil;

- Cumplir con cualquier obligación legal, código de ética y de mejores prácticas;

- Prevenir, detectar o investigar el uso no autorizado de los sistemas de comunicación de Gonwil o actividades criminales; y

- Mantener la operación efectiva de los sistemas de comunicación de Gonwil;

 

Los usuarios deben ser conscientes de que Gonwil monitoreará todo correo electrónico e información de tráfico de Internet (tanto comunicaciones personales como de negocios) para los propósitos especificados en el punto 7, los usuarios deben estar concientes de que tal monitoreo revelará información personal sensitiva. Por ejemplo, si los usuarios visitan regularmente sitios web que detallan las actividades de un partido político particular o de un grupo religioso, entonces aquellas visitas pueden indicar las opiniones políticas o creencias religiosas del usuario. Al llevar a cabo tales actividades usando los dispositivos de Gonwil, el usuario acepta que cualquier información personal delicada pueda ser revelada por dicho monitoreo.

 

Algunas veces es necesario para Gonwil acceder a las comunicaciones de negocio del usuario durante su ausencia, como cuando el usuario no se encuentra debido a enfermedad o retiro de la Empresa o Institución. A menos que los ajustes de los buzones de correo de los usuarios sean tales que los individuos que necesiten hacer esto ya tengan permiso para ver su buzón de entrada, el acceso sólo se dará con el permiso de su gerente de línea y un miembro de el Área de Desarrollo.

 

Cualquier correo electrónico que esté almacenado en un buzón de correo de un usuario y que no sea marcado como personal en el asunto, o que la descripción del asunto no sea obviamente de naturaleza personal, será tratado como comunicación de negocios. Depende de cada individuo evitar la revelación involuntaria del contenido del correo electrónico personal identificándolo claramente como tal en el encabezamiento de asunto.

 

En ciertas circunstancias muy limitadas Gonwil puede, de conformidad con cualquier requerimiento legal, acceder al correo electrónico personal. Como por ejemplo, cuando se tenga sospecha razonable de que puede revelar evidencia de actividad ilegal, incluyendo instancias donde pueda haber la violación de un contrato con Gonwil.

 

 

8 CUMPLIMIENTO DE ESTA POLÍTICA

 

No cumplir esta política puede provocar que se tome acción disciplinaria contra el Usuario de acuerdo con los procedimientos disciplinarios de Gonwil, que podrían, dependiendo de las circunstancias, incluir el retiro del permiso de uso del equipo de la Empresa para propósitos personales (Empleados de Gonwil), una advertencia formal escrita o la suspensión temporal o definitiva del nombre de usuario y contraseña.

 

Por favor tenga en cuenta que los procedimientos y políticas bosquejados en esta política, y en cualquier política relacionada, pueden ser revisados o cambiados en cualquier momento. A los usuarios se les avisará sobre los cambios, y las actualizaciones serán publicadas en Internet.

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